表記統一とは?〜読者にやさしい文章のつくり方〜


商品販売を担当することになると、カタログやWEBサイトの作成など、文章を書く機会も増えるのではないでしょうか。その時に気をつけたい観点が「表記統一」です。表記統一をすることで、読みやすくわかりやすいカタログや記事を作ることができ、ひいてはお客さまに商品のことをしっかりと伝えることにつながります。
この記事では、表記統一のポイントもご紹介していきますので、新入社員のかたや新任担当者のかたもぜひ参考にしてください。
表記統一1

表記統一はなぜ必要?

同じ意味を示すのに、1つの文章の中で表現を変えた書き方をしてしまうことを「表記ゆれ」といいます。例えば、同じ人物を示すのに「佐藤さん」「佐藤氏」といったように敬称が統一されていなかったり、「こと」と「事」、「かた」と「方」のように漢字の閉じ開き、つまり漢字とひらがながごちゃまぜになっていたりすることをさします。(ちなみに、漢字にすることを「閉じる」、ひらがなにすることを「開く」といいます。覚えておくと便利です!)
こうした表記ゆれがある文章はかなり読みにくくなるため、読者が途中で読むことをやめてしまう可能性があります。日本語には「雨」と「飴」のように同じ音で違う意味を示す言葉も多くあるため、表記統一がされていないと別の意味に誤読してしまう可能性もあります。読者に伝えたいことを正しく伝え、読んでもらいたい内容を気持ちよく最後まで読んでもらうために、表記統一の観点は大切になってきます。さらに、表記統一されていると文章の質が高く見え、信頼度を増すことにもつながります。

よくある表記ゆれ 〜表記統一の例〜

表記統一2

では具体的にどんな表記ゆれに気をつけたらよいのでしょうか。よくある表記ゆれをご紹介します。まずはこれらの観点から、表記統一できているか確認してみましょう。

送り仮名の有無

「取り扱い」と「取扱」、「問い合わせ」と「問合わせ」のように、送り仮名があってもなくても読める場合は表記ゆれしやすくなります。あらかじめ送り仮名をつけるのか、つけないのかは決めておきましょう。

外来語のカタカナ表記ゆれ

「コンピューター」と「コンピュータ」、「ベネチア」と「ヴェネチア」のように、外来語をカタカナ表記する場合は表記ゆれしやすくなります。あらかじめよく使用する外来語はどのように表記するか決めておきましょう。

文字の種類

「ねこ」と「ネコ」のようなひらがなとカタカナ、「様」と「さま」のような漢字の閉じ開き、「1つ」と「一つ」のような数字と漢数字など、文字の種類が混同してしまうのも、読みにくくなる原因の1つです。どんな言葉でも起こりうるので、複数回出てくる言葉で統一されているか確認しましょう。

「異字同音」や「同訓異字」の混同

「会う」と「逢う」、「測る」と「計る」などの「異字同音」や「同訓異字」が混ざってしまうこともよくあります。これは見た目だけでなく、内容面でも間違いなので、正しい意味の漢字で統一するようにしましょう。

商品販売を担当をするうえでよく使う用語のなかでは、下記のような表記ゆれが起こりやすいです。表記統一できるように注意を払いましょう。

・「お申し込み」「お申込」
・「お問い合わせ」「お問合せ」
・「お客様」「お客さま」
・「振込」「振り込み」
・「手続き」「手つづき」「手続」
・「〜ください」「〜下さい」 など

表記統一にオススメ!2つのポイント

表記統一するために気をつけるべき2つのポイントをご紹介します。

【ポイント1】表現の基準を決める・ルールをつくる

表現のルールを決めておくのが間違いを防ぐコツです。もちろん独自に統一のルールを作ってもよいですが、決めるのが面倒な場合や決め方に迷う場合は、文化庁の基準に則るのがオススメです。公文書やマスメディアもこれらに則っています。
文化庁|常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
文化庁|送り仮名の付け方
文化庁|外来語の表記

また、拠り所として手元に置いておくために、記者ハンドブックを1冊用意するのもオススメです。
amazon|「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」

【ポイント2】チェック表を作り、突き合わせる

決めたルールを元にチェック表を作っておきましょう。カタログなどは複数人で編集することもあるので、チェック表があれば担当者によってぶれることを防げるので大変便利です。すべての用語を確認するのは難しいと思うので、チェック表にはよく使う用語をピックアップしておきましょう。校正のときに突き合わせてミスを防ぎます。例えば「数字は半角」「地名は二重カギカッコ」「敬称はひらがな(いわゆる「開く」)」などリスト化しておきましょう。

まとめ 〜表記統一で読みやすく伝わる文章にしよう〜

表記ゆれがあると読みにくくなってしまい、最後まで読んでもらえず、伝えたい内容が伝わりきらなくなる可能性があります。表記統一は商品販売をするうえでも重要な観点です。ルールを決めて文章中で表記統一することで、読みやすく伝わる文章になるようにしましょう。