業務の効率化ってどうやるの?カタログ制作の仕事をラクにするコツとは


近年、注目を集めている「業務効率化」。効率化したいとは思いつつも、仕事量や利益との狭間で悩む管理職のかたも多いのではないでしょうか。カタログ制作など商品販売をする部署においても、この流れは無視できなくなってきています。今なぜ業務効率化が注目されているのか、また、効率化はどうすることで達成できるのか。
この記事では業務効率化のポイントをご紹介します。
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業務効率化が注目される理由とは

最近では月100時間を超える残業による過労などがメディアに取り上げられるようになり、政府主導での働き方改革が進められています。労働時間の管理やサービス残業に関する取り締まりは一層厳しくなってきており、これからの会社の在り方や働き方について、考え方を変えていく必要が出てきました。ただし民間企業はサービスを提供し続けるためにも利益を追求する必要があります。そのためにも必要以上に業務を削ったり、必要以上に人件費をかけたりすることができないのも実情です。さらに今は、そもそも人手が足りないという社会的な背景もあります。そこで、限られた人材・労働時間の中で利益を生み出すためにも、業務効率化を求める会社が増えてきています。

カタログ制作における効率化とは

カタログ制作の場合、こんなところに効率化の余地があります。

・製品データの打ち込みやリストアップ作業
・生産秘話などのインタビュー音声の書き起こし
・社内各所へのチェック作業 など

業務を効率化することと雑にやることは違います。大切なのは、業務の優先順位を決めたうえで、優先順位の高い仕事にいかに時間を割き、優先順位の低い仕事をいかに効率化するかということです。優先順位をつけると、おのずと業務内容が単純で明確なものほど効率化の対象になってくるでしょう。

業務効率化するときに注目したい3つのポイント

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業務効率化とは究極的には無駄を省くことです。
そのために3つのポイントを確認してみましょう。

ポイント1:重複している工数・人に依存している工数はないか

まずは業務全体を見直してみましょう。手順を実際に書き出してみるのもオススメです。その中で「重複していること」「人によってやり方が異なること」を確認します。重複していることは工程から削除したり、短縮したりできないか検討しましょう。人によってやり方が違うことは確認作業など無駄が発生しがちなので、やり方を統一するほうがよいでしょう。

ポイント2:ミスを減らすことはできないか

よくミスが起こる工程を確認します。ミスが起こりやすいということは、段取りの側に問題があることが多いです。やり方を修正することで、根本的にミスが起きにくいように整備しなおしましょう。ミスが減ればやり直しする手間も減るため、大幅な効率化が期待できます。

ポイント3:自動化できる部分はないか

さらに効率化するためには、人手をかけないでできる工程を探しましょう。デジタルやAIなどのシステムやツールを導入したり、場合によっては外注したりすることで、社内の人手を重要な工程に割くことができます。人件費を考えると社内でやるよりも費用対効果が高い場合もあります。効率化のコツはやらない仕事をいかに決めるかにあるといっても過言ではありません。仕事を取捨選択することが大切になってきます。

カタログを効率的につくれるサービス「らくカタ」

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弊社YUIDEAでは、長年カタログ制作に携わることで培ってきたノウハウを活かした「らくカタ」というサービスを提供しています。

効率化のために「らくカタ」でできること

カタログ制作を効率化するにあたり、「らくカタ」でできることは大きく2つあります。

①商品情報と画像を一括管理するため、確認工数、管理工数を削減できる
②1つの版の修正をすべてに反映できるため、修正漏れなどのミスを削減できる

「らくカタ」サービスは、独自の自動組版システムを用いており、カタログ制作に必要な商品情報や画像をデータベースで一括管理しています。これにより画像の差し替えが可能になったり、さらには校正時に1つの版に赤字を入れれば他の版にも自動的に反映されるという利点があります。画像の変更漏れや、同じ赤字を何度も入れる必要がなくなることで、工数削減だけでなく、修正漏れなどのミスを防ぐこともできます。
また、ECとカタログ通販の両方にビジネス展開されている場合は、商品情報の管理が煩雑になりがちですが、「らくカタ」を活用いただくことで、ECとカタログの情報を一気通貫で管理することも可能です。このように、カタログ制作における工数やミスを削減することで、誌面の構成や企画を考えることに時間を割くことができ、より良いカタログを作ることができるのです。

サービスの詳細については、こちらをご覧ください。
https://www.rakucata.com

そのほかの「らくカタ」の魅力

「らくカタ」を活用することでできることは、カタログ制作の効率化だけではありません。「らくカタ」では、カタログ発行後に売上分析をするためのメニューもご用意しています。このメニューでは誌面構成を踏まえた分析が可能です。さらに、データを支給いただくことでより視覚的に分析できる「実績表示PDF」をご提供することもできます。効率的にカタログを制作できるだけではなく、次回の誌面制作に向けても活用できるのです。

 

働き方改革が推奨される近年ですが、業務の量が減っているわけでは決してありません。そのため、限られた業務時間の中で、いかに効率良く、質の高い仕事をするかが重要になってきています。
弊社では、カタログ制作に悩むご担当者さまの支援を行っています。
ぜひお気軽にご相談ください!お悩みにあったソリューションをご提案します。