自動組版の仕組み その3 (データ結合による自動組版)


こんにちは。YUIDEAの「まめ蔵」です。

前回までで「選手名鑑」を自動組版するための「Excelファイルの作り方」をご説明しました。いよいよInDesignを使って自動組版を開始します。

Excelで作った原稿を項目ごとにInDesignへ渡して配置していきます。

↓このようなイメージです。

construction

  • 1) CSV形式で保存する
  • 2) InDesignで新規ドキュメントを作成
  • 3) 「データ結合」パネルにCSVファイルを読み込む
  • 4) 「データ結合」パネルでリストを操作
  • 5) 自動組版を開始!

1) CSV形式で保存する

InDesignの作業へ入る前にもうひとつ大事な準備が!

Excelファイルの保存形式は、デフォルトのExcel形式のままでは自動組版ができません。Excelファイルを開いて「CSV形式」として別名保存します。Google スプレッドシートで作業している方は、「ファイル」メニューの「形式を指定してダウンロード」で可能です。

これで準備完了。

csv

2) InDesignで新規ドキュメントを作成

InDesignを起動しましょう。

起動したら「ファイル」メニューの「新規」→「ドキュメント」を選択して、新規ドキュメントを作成します。

白紙のページ上に1コマ分を作ってください。

今回の例では「選手名鑑」の1名分のデザインになります。コマの位置はどこでもかまいません。画像フレームは画像データを削除して、フレームだけにします。

indd_01

3) 「データ結合」パネルにCSVファイルを読み込む

自動組版に使う「データ結合」パネルを表示させましょう。「ウィンドウ」メニューの「ユーティリティ」→「データ結合」を選択すると表示できます。

表示できたら、パネルの右上をクリックしてメニューから「データソースを選択」を選択します。

indd_02

 

ファイルを選択するダイアログが表示されたら、用意したCSVファイルを選択して「OK」ボタンをクリックします。「データ結合」パネルにCSVファイルの項目名が表示されます。

indd_03

※2017年1月10日追記:「データ結合」パネルの「日本語の項目名が文字化け」することがあります。たとえば、CSVファイルの作成にExcelを使わずに、Googleスプレッドシートを使う場合、CSVファイルのエンコードが「UTF-8」に設定され、日本語名が文字化けします。文字化けを解消するには、CSVファイルのエンコードを「シフトJIS」に変更します。エンコードの変更は、テキストエディタなどで可能です(エンコードを設定できないテキストエディタもあります)。

4) 「データ結合」パネルでリストを操作

InDesignのテキストを選択して、「データ結合」パネルのリストをクリックします。この操作結果で、InDesignのテキストが「データ結合」パネルのリスト名=CSVの項目名になりました。

indd_04

 

同じ操作を繰り返していき、InDesignのテキストをすべて「データ結合」パネルのリスト名に切り替えます。

画像フレームも同じ操作をします。例では、「データ結合」パネルの「画像」をクリックし、≪画像≫という文字を挿入させます。

indd_05

 

以上の操作が完了したら「データ結合」パネルの「プレビュー」をチェックします。

山形記号付きのテキストが、Excelで入力した1行目のテキストに変わります。画像フレームには、同じくExcelで1行目に入力した画像ファイルが配置されます。

indd_06

 

次に「データ結合」パネルの三角マークをクリックします。

Excelで入力した次の行へと切り替わります。正しく切り替わらなければ、これまでの操作を点検しましょう。

indd_07

5) 自動組版を開始!

「データ結合」パネルの右上をクリックして表示するメニューから「結合ドキュメントを作成」を選択します。

indd_08

 

「結合ドキュメントを作成」画面が表示されたら「レコード」タブの状態で「複数レコード」を選択します。「複数レコードレイアウトをプレビュー」をチェックすると、コマが複数並びます。

 

「複数レコードレイアウト」タブをクリックします。

「マージン」や「間隔」の数値を変更するとコマの位置が変わり、「OK」ボタンをクリックすると、プレビュー表示されていたのと同じ状態の新規ドキュメントが作られます。

自動組版できました!

 

以上で、InDesignの「データ結合」を使った自動組版になります。かんたんな操作でExcelファイルの内容をInDesignに配置できるのが「データ結合」を使うメリットです。

簡単で便利に活用できる「データ結合」ですが、自動組版で使うには不十分な点もあります。こうした問題点については、次回ご紹介しましょう。

 

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